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La comunicación efectiva es uno de los pilares más importantes para el éxito de cualquier organización. Sin embargo, a menudo se subestima o se maneja de manera ineficaz, lo que puede llevar a malentendidos, conflictos y, en última instancia, a un ambiente de trabajo tóxico. Muchas veces, la falta de comunicación clara y el mal manejo del feedback son los culpables. La buena noticia es que con las técnicas adecuadas, es posible mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, fomentando un ambiente colaborativo y productivo. En este artículo te contamos cómo, sigue leyendo.
Cómo mejorar la comunicación efectiva en el lugar de trabajo
Técnicas para escuchar activamente
Escuchar activamente es una de las habilidades más poderosas y subestimadas en el ámbito laboral. No se trata solo de oír lo que alguien dice, sino de comprender, procesar y responder de manera adecuada a la información que se recibe. Aquí te mostramos algunas técnicas efectivas para mejorar esta habilidad.
1. Elimina las distracciones
En un entorno de trabajo lleno de correos electrónicos, teléfonos que suenan y compañeros que entran y salen de la oficina, es fácil perder la concentración durante una conversación. Para escuchar activamente, es crucial eliminar tantas distracciones como sea posible.
Técnica sugerida: «la regla del modo avión». Cuando estés en una conversación importante, activa el modo avión en tu teléfono y cierra otras aplicaciones en tu computadora. Esto te ayudará a concentrarte completamente en la persona que está hablando, demostrando respeto y atención plena.
2. Haz preguntas claras y concisas
Una parte fundamental de la escucha activa es la capacidad de hacer preguntas que no solo clarifiquen lo que se ha dicho, sino que también demuestren interés en la conversación.
Estrategia sugerida: «preguntas de clarificación». Después de que alguien termine de hablar, haz preguntas que profundicen en su punto de vista. Por ejemplo: «¿Podrías explicar un poco más sobre cómo llegaste a esa conclusión?» o «¿Qué pasos crees que deberíamos tomar para implementar esa idea?» Este tipo de preguntas no solo clarifican el mensaje, sino que también muestran a la otra persona que estás realmente involucrado en la conversación.
3. Parafrasea y resume
Parafrasear lo que la otra persona ha dicho es una técnica efectiva para demostrar que estás escuchando y para verificar que has entendido correctamente el mensaje.
Ejercicio sugerido: «parafraseo activo». Después de que tu interlocutor haya terminado de hablar, repite lo que has entendido con tus propias palabras. Por ejemplo: «Entonces, lo que entiendo es que piensas que deberíamos ajustar el plazo del proyecto, ¿es correcto?» Este ejercicio ayuda a evitar malentendidos y asegura que ambas partes estén en la misma página.
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Cómo dar y recibir feedback constructivo
El feedback constructivo es esencial para el crecimiento profesional y para mejorar el rendimiento del equipo. Sin embargo, tanto dar como recibir feedback puede ser una tarea delicada si no se maneja con cuidado.
1. Sé específico y directo
Cuando des feedback, es importante ser específico y centrarse en comportamientos observables en lugar de hacer comentarios vagos o personales.
Técnica sugerida: «el modelo SBI (situación, comportamiento, impacto)». Este modelo te guía para proporcionar feedback en tres etapas:
- Situación: describe el contexto específico en el que ocurrió el comportamiento.
- Comportamiento: detalla el comportamiento específico que observaste.
- Impacto: explica el impacto que tuvo ese comportamiento en el equipo o en el trabajo.
Por ejemplo: «durante la reunión de esta mañana (Situación), noté que interrumpiste varias veces a tus compañeros (comportamiento). Esto hizo que algunas ideas importantes no se discutieran a fondo (impacto).»
2. Fomenta una cultura de feedback abierto
El feedback no debe ser una actividad ocasional; debe integrarse en la cultura del lugar de trabajo para que se convierta en una herramienta de mejora continua.
Actividad sugerida: «sesiones de retroalimentación semanales». Establece reuniones semanales en las que los miembros del equipo puedan compartir feedback de manera abierta y constructiva. Al hacerlo regularmente, el equipo se acostumbrará a dar y recibir feedback sin miedo, lo que mejorará la comunicación y el rendimiento general.
3. Recibe feedback con mente abierta
Recibir feedback puede ser difícil, especialmente si es crítico. Sin embargo, es esencial para el desarrollo profesional y para la mejora de habilidades.
Estrategia sugerida: «la técnica del 24/48». Cuando recibas feedback, tómate 24 horas para reflexionar sobre lo que te han dicho, sin reaccionar de inmediato. Luego, dentro de las siguientes 48 horas, toma medidas sobre el feedback recibido. Esto te da tiempo para procesar la información de manera objetiva y decidir cómo implementarla de forma constructiva.
4. Ofrece soluciones junto con el feedback
Dar feedback es más efectivo cuando viene acompañado de sugerencias para la mejora. En lugar de solo señalar lo que está mal, proporciona opciones sobre cómo se puede mejorar.
Ejemplo sugerido: si un miembro del equipo tiene dificultades con la gestión del tiempo, en lugar de solo criticar su falta de puntualidad, puedes decir: «He notado que a veces los plazos son un desafío para ti. ¿Has pensado en usar una aplicación de gestión del tiempo como Trello para organizar tus tareas? Estoy aquí para ayudarte a implementarla si lo necesitas.»
Conclusión
Mejorar la comunicación efectiva en el lugar de trabajo es un desafío que requiere dedicación y práctica, pero los beneficios son incalculables. A través de técnicas como la escucha activa y el manejo adecuado del feedback constructivo, es posible crear un entorno laboral donde la comunicación fluya de manera clara, respetuosa y productiva. Estos esfuerzos no solo mejoran la moral del equipo, sino que también aumentan la eficiencia y la calidad del trabajo.
Para más recursos sobre cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, puedes visitar:
Adoptar estas técnicas y recursos te permitirá convertirte en un comunicador más efectivo, mejorando tanto tus relaciones laborales como tu capacidad para liderar y colaborar en cualquier entorno profesional.
Autora María Moreno.
